Naše služba LEADMACHINE není postavena jen pro přímé získávání nových leadů a sjednávání schůzek. S úspěchem se dá využít i pro zvací proces na jakoukoliv akci: od přednášky, přes firemní prezentaci až po večírek. V dnešní případové studii ukážeme, jak jsme postupovali při zvacím procesu na důležitou prezentační akci našeho klienta.

Zadání

Výroční firemní prezentace, při které představíme architektům, designérům a projektovým manažerům prémiový produkt. Akce v centru Prahy, v prestižním prostoru, po akci bude následovat raut. Cílem je během cca měsíčního zvacího procesu oslovit přibližně 600 potencionálních zákazníků, kteří mohou produkt využít při své práci.

Obchodní cíl klienta byl soustředit na večerní prezentaci maximum lidí, představit jim nový produkt, připomenout se i s jinými produkty a službami. A také vyvolat zájem o značku, která patří mezi tři nejznámější ve svém segmentu B2B služeb na českém trhu.

Jak jsme postupovali

V předstihu 9 týdnů jsme připravili pro celou akci registrační microsite, kde bylo k dispozici video s představením produktu, v našem případě prémiové kancelářské židle. Dále jsme zde umístili podrobný program akce. Dále tady návštěvníci našli mapu, kde event bude a také kontakty na nás. Hlavním cílem bylo všemi kanály navést auditorium na tuto microsite, kde měli provést jednoduchou rezervaci místa.

Jak byla registrace technicky řešena

Máme rádi rychlá a neobtěžující řešení, proto jsme řekli: stačí říct, že „Přijdu“. Tohle jednoduché zelené tlačítko jsme měli ze všech mailingů natrackované a věděli jsme tedy, s jakým mailem a konkrétní osobou je kliknutí na „Přijdu“ spojené.

Mailingy vyzývající k registraci jsme posílali v celkem čtyřech vlnách, průběžně jsme měnili textace tak, jak nám hosté přibývali.
Protože jsme věděli, že máme velmi kvalitní databázi kontaktů, nebyl problém s oslovením. Problém mohl nastat v okamžiku, kdy lidé za účast na akci neplatí, tedy jejich registrace je pro nás jako pořadatele do poslední chvíle nejistá.

Je fajn, když máte předběžně registrovaných 80 lidí, ale vy jich chcete mít na guest listu 120 a pokud možno přímo na místě. Každý, kdo někdy pořádal vernisáž výstavy, přednášku nebo jakoukoliv akci ví, že: „pozvaný host nerovná se potvrzený host nerovná se dorazil.“

Čas a finance

Protože akce byla organizačně i finančně náročná, neponechali jsme nic náhodě a do celého zvacího procesu jsme přibližně měsíc před akcí zařadili cílené telefonní oslovení. Připravili jsme nevtíravý a informačně nabitý skript, ve kterém jsme podtrhli, proč zrovna na tuto akci by host měl dorazit. Protože jsme v Praze a každý večer se koná celá řada obdobných akcí, zdůraznili jsme odbornost prezentace, informační hodnotu celé prezentace, zahraniční hosty, kteří vystoupí. A v neposlední řadě jsme upozornili na limitovanou kapacitu prostoru.

Limity prostoru byly dané: 80 míst na sezení, 20-30 na stání různě kolem sedících. Klient měl jasný požadavek: vyvolejte zájem tak, aby před objektem stála fronta až na ulici!
Od majitelů prostoru a z předchozích akcí jsme věděli, že maximální kapacita je 110-120 lidí a to i s využitím přilehlého patia (prohlédněte si místo naší akce zde).

Postupně jsme telefonovali, naváděli hosty na registrační formulář, pomáhali jim s registrací a při počtu první stovce přihlášených se zastavili. 100 lidí přece znamená, že 70-80 hostů dorazí. Klient chtěl mít jistotu, že jeho „akce sezóny“ bude opravdu zaplněná, a proto jsme v registracích pokračovali dál. V leteckém průmyslu a prodeji letenek se tomuto stavu říká „overbooking“. Na 150 registrovaných jsme zvací proces zastavili.

Lead Machine - Generování leadů

Lead Machine

Pomůžeme vám s novými obchodními příležitostmi v oblasti B2B

Jaký byl výsledek?

Celkem jsme zvali 600 hostů: v několika vlnách mailem a telefonicky. Registrovaných jsme měli přes 150, na samotnou akci dorazilo kolem 140 lidí, což byl skvělý výsledek, který předčil očekávání naše i klienta. Někteří hosté si s sebou vzali doprovod, někteří naopak nedorazili, celkově jsme ale dostali na neuvěřitelnou cca 25% úspěšnost zvacího procesu!
Důvodem byla kvalitní databáze hostů, poměrně dlouhá příprava, měření jednotlivých mailingů a také soustředěný a pečlivě připravený telemarketing.

Kolik takový zvací proces stojí  

Pokud vás zajímá, jak na své akci mít jistotu, že hosté přijdou, že vaši obchodníci budou mít prostor pro práci a vy své prostředky investujete efektivně (= optimální cena za leed), pojďte se s námi potkat a nechte si ukázat, jak se takový zvací proces nastavuje a také kalkuluje.

Kontaktujte nás alespoň dva měsíce před plánovanou akcí a využijte naše zkušenosti se zvacím procesem.

Psáno pro www.leadmachine.cz

Dále by vás mohlo zajímat

Lead Machine generuje nové příležitosti
Lead Machine – nová služba Idealabu
Lead Machine – nová služba Idealabu II
Jak generovat nové leady I
Jak generovat nové leady II
Demand generation v době krize