Chcete uspořádat přednášku nebo konferenci? Prezentaci pro architekty nebo designéry? Jedno z témat, které byste neměli pominout je otázky ochrany osobních údajů a GDPR.

Na několika modelových příkladech ukážeme, na co si dát při pořádání akcí pro veřejnost – a to může být i velmi limitovaná skupina odborníků – pozor.

Jak sbírat data na konferenci

Na akci jako výroční konference o kancelářském prostředí TechoCon se sejde několik stovek lidí: architektů, developerů, interiérových designérů… Prostě lidé, které sem zveme prostřednictvím newsletterů, placených PPC reklam, sociálních sítí, ale prostým osobním pozváním, telefonátem. O konferenci tohoto rozsahu se dozví možná 10-20 000 lidí a někteří z nich se registrují na webu, někteří jen napíší “přijdu”, někteří nenapíší nic a prostě dorazí. Nic výjimečného a ošetřit na všech místech, kde se sbírají osobní údaje vyžádaný souhlas je poměrně složité.

Zároveň ale tyto B2B akce slouží jako skvělý “generátor” nových leadů a samozřejmě pořadatelé chtějí co možná nejvíce údajů (typicky jméno – příjmení – firmu – telefon – pozoco dotyčného – jeho mail) využít pro další marketing.

Na akci také obvykle pořizujete fotografie, sdílíte momentky na sociálních sítích, píšete newslettery a obrazový materiál pak dál využíváte k propagaci dalších ročníků akce, případně pro další navazující eventy. Požádejte účastníky, aby vám dali tento souhlas tím, že budou natáčeni, foceni, že jejich kontaktní údaje pak dále můžete použít.

Formulář při registraci

Prvním vstupním kanálem je registrační formulář, kde nechte účastníky potvrdit jejich souhlas. Přesně zde specifikujte, jaká dat, proč a také pro koho sbíráte. Pozor: dost často to bývají i partneři (sponzoři) eventu, konference nebo přednášky, kdo chce s daty pak dále pracovat.

Například na námi pořádané přednášky o kancelářských prostorách Deloitte (psali jsme v článku Prohlídky kanceláří Deloitte) se registrovalo několik stovek účatníků. Celkem proběhly čtyři akce, na kždou dorazilo zhruba 20-30 lidí. Dalších cca 20 nedorazilo: buď se omluvili, nebo svou účast zrušili. Přesto jsme díky registracím získali pro klienta několik stovek cenných kontaktů, se kterými lze pak dále pracovat. Poslat jim newsletter (jako je například časopis AKA Stories, který jsme k akci vydali. Píšeme o tom v článku zde), zavolat jim s pozvánkou na další akci… Zkrátka jde o cennou B2B databázi odborníků s přesným zaměřením. A správně postavený formulář na webu nám umožnil tento vyžádaný souhlas získat.

Feedback po akci

Zeptejte se hostů, jak se jim akce líbila, zda jim přinesla očekávané informace a při té příležitosti jim přimoňte, že od vás čas od času (nebo naopak pravidelně) budou dostávat další informace o tématu, o problematice, která je zajímá. Například na jaře 2019 jsme pomáhali našemu klientovi, společnosti Interiér Říčany otevírat nový showroom. Psali jsme o tom podrobně zde a zde je fotoreportáž ze samotné akce.

Celkem přišlo během dne kolem 400 hostů, kterých jsme se bezprostředně po akci newsletterem ptali, jak byli spokojeni, jak se jim líbila přednáška… A opět jsme využili jejich souhlasu s tím, že jim klient pošle další novinky ze svého oboru.

Konference TechoCon 2019

Startuje prestižní architektonická konference TechoCon
19. září - Showroom Techo

Praktické tipy

GDPR na vaši akci

Pokud si nevíte rady, jak takové GDPR prohlášení formulovat, můžete využít například náš vzor GDRP na konferenci (ke stažení je zde). Jak nastavit formulář, aby vám zároveň generoval souhlasy s dalším využitím osobních údajů se můžete podívat na jakémkoliv eshopu, případně jednoduše nastavit zaškrtávací pole při registraci.
V příštích dvou měsících chystáme dvě velké akce, na které budeme zvá nejspíš i vás, krok po kroku na konkrétních webech popíšeme, jak postupujeme, jak sbíráme data a jak s nimi – v souladu s platnou legislativou i dobrými mravy – nakládáme.

Náš tip

Pokud vás zajímá problematika systematického generování nových leadů, sběr dat o potencionálních i stávajících zákaznících, čištění databáze a další podobná témata, navštivte blog na webu Lead Machine (www.leadmachine.cz).
Chcete pomoci s novými leady v B2B marketingu?
Napište nám, rádi vám pomůžeme.